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Internet-Kundenportale

E-Mail und FTP haben in den vergangenen Jahren das Tagesgeschäft eines PrePress- oder Media-Betriebs erheblich verändert. Viele Betriebe sind darum bemüht, die zahlreichen Informationswege zwischen den Kunden, den Kundenberatern und der Produktion besser in den Griff zu bekommen. Das ARAMIS Internet-Kundenportal ist die optimale Lösung, um diesen heterogenen Informationsfluss optimal zu organisieren und für alle Beteiligten nachvollziehbar zu machen. Das Portal steigert die Übersicht sowie die Effizienz der Job-Abwicklung und ist gleichzeitig ein Service, mit dem Sie Ihre Kunden nachhaltig binden können.

Das Grundprinzip
Von der Anfrage des Kunden bis zur Archivierung des Jobs können alle Schritte eines Jobs über das ARAMIS Internet-Kundenportal abgebildet und gesteuert werden. Über einen Standard-Internetbrowser sind die Job-Informationen aufzurufen: Job-Parameter, Job-Status, Freigabe-Dateien, Quelldaten, Korrespondenz, Korrekturwünsche und Kostenentwicklung. Dabei legen Sie exakt fest, welcher Nutzer des Portals welche Informationen ansehen und bearbeiten darf.

Ist ein Arbeitsschritt erledigt, können autorisierte Benutzer diesen mit OK bestätigen. Das ARAMIS Internet-Kundenportal schickt daraufhin eine E-Mail an Personen, die über den Beginn des nächsten Arbeitsschritts informiert werden müssen. Auch können Schritte zurück gesetzt werden, zum Beispiel bei Korrekturen. Über die E-Mail gelangen die Empfänger selbst zum Portal und können den anstehenden Schritt bearbeiten. Dieses Vorgehen ist nicht nur anwenderfreundlich, sondern ermöglicht auch das genaue und tagesaktuelle Nachvollziehen der Job-Abläufe: Wer hat wann was gemacht oder vermerkt.

Mit dem ARAMIS Internet-Kundenportal können Sie jedem Kunden einen individuellen Workflow zur Verfügung stellen. Damit berücksichtigt dieses Portal die unterschiedlichen Abläufe und Ansprüche bei Ihren Kunden. Nachfolgend ist ein typisches Beispiel erläutert:
1. Auftragsdaten anlegen
 Noch bevor ein Auftrag gestartet wird, können Ihre Kunden das Portal für die Vorbereitung eines Auftrags durch Anlegen der Job-Informationen nutzen.
2. Auftragsdaten anfragen/erteilen
 Entweder direkt oder ergänzt durch Angebotsabgaben (hier nicht dargestellt) übermittelt Ihr Kunde bereits alle wichtigen Informationen über das ARAMIS Internet-Portal.
3. Produktion
 Die Kundenberater starten die Produktion über das Portal. Der Auftrag wird betriebsintern angelegt und die Produktion benachrichtig. Bei Bedarf können über das Portal weitere Infos vom Kunden angefordert werden. Funktionen wie die ARAMIS Zeit- und Mengenerfassung machen auch eine Kostenkontrolle im Portal möglich - natürlich nur auf Wunsch.
4. PDF zur Freigabe
 Stellt der Operator eine Datei zur Freigabe bereit, werden zunächst der Kundenberater und danach der Kunde darüber informiert. Automatismen können diesen Prozess noch vereinfachen.
5. Kundenfreigabe-Prozess
 Sowohl einzelne Personen als auch mehrere Abteilungen beim Kunden können die Freigabe über das Portal organisieren. Dies schließt die Verwendung von Freigabetools wie ESKO WebCenter oder Kodak RealTimeProof mit ein. Bei Bedarf führen Korrekturen zum erneuten Wechsel in die Produktion (Schritt 3).
6./7. Freigabe erteilen
 Ein Kunde kann einen Job als freigegeben definieren (Schritt 6) und unabhängig davon den Start der Weiterverarbeitung, zumeist den Druckauftrag, auslösen (Schritt 7).
8. Weiterverarbeitung / Druck
 Je nach Auftragsart kann ein Job von Ihnen selbst oder einem weiteren Dienstleister abgeschlossen werden. Bei Letzterem hat sich die Integration dieses Anbieters in die Portal-Nutzung bewährt, damit auch hier keine Daten redundant aufbereitet werden müssen.

Auftragsübersicht mit Produkt und Stichwort
sowie der farbigen Darstellung des Job-Status
Job-Informationen, Job-Status, Miniaturansicht
und Buttons für die nächsten Schritte
9. Archivierung
 Abschließend wird der Job archiviert. Er erscheint nicht weiter in der Liste aktueller Jobs, kann jedoch nach wie vor über das Portal eingesehen bzw. nachvollzogen werden und steht optional als Vorlage für einen neuen Job (z.B. bei Periodika, Unteraufträgen usw.) zur Verfügung.

Große wie kleine Betriebe setzen mittlerweile auf das ARAMIS Internet-Kundenportal. Dabei ist die Flexibilität des Systems ein entscheidender Vorteil: Nicht nur das Design und das Layout des Portals lassen sich anpassen (mit PHP-Kenntnissen auch im eigenen Haus), sondern vor allem sämtliche Job-Informationsfelder, die einzelnen Kunden-Workflows, die Benutzerrechte, die E-Mail-Informationstexte, die Schnittstellen mit anderen Portalen und Systemen und vieles mehr.

Unsere Kunden nutzen das ARAMIS Internet-Kundenportal zum Austausch mit ihren Kunden, mit Partner-Unternehmen und Druckereien. Sie bieten die Portale sogar erfolgreich als kostenpflichtigen Service an. Und einige der Kunden unserer Kunden möchten das ihnen zur Verfügung gestellte Portal nicht mehr missen - für die eigene interne Organisation! Das ist die beste Kundenbindung, die es geben kann!